Guidance et Information utiles

Vous trouverez ici de la guidance afin de bien remplir le formulaire électronique en ligne pour votre demande de Renseignements Urbanistiques sur Irisbox, accessible ici:  formulaire RU Irisbox

De l'aide en ligne est également fournie lors du remplissage du formulaire.

Introduction en ligne flexible

Lorsque vous complétez votre demande, vous pouvez à tout moment sauvegarder votre demande et revenir plus tard. Vous pourrez reprendre votre demande là où vous vous êtes arrêté et continuer à la compléter à votre rythme.

Vous serez guidé lors des différentes étapes de votre demande par des instructions ou des info-bulles.

Formulaire avec règles de remplissage 

Le formulaire en ligne vous invitera à fournir une série d’informations et de documents. Les information et documents obligatoires sont marqués d’un astérisque *. Vous ne pourrez pas soumettre votre demande si les informations ou les documents demandés ne sont pas fournis.

Selon le contexte, dépendant des choix effectués à l'écran, le formulaire peut rendre obligatoire certains documents.

Les Renseignements Urbanistiques sont délivrés uniquement au propriétaire ou au titulaire d’un droit réel sur le bien, ou à une personne qu’il ou elle mandate (notaire, agent immobilier, architecte, avocat, parent, …).

Les Renseignements Urbanistiques sont délivrés contre paiement d’une redevance due par demande, par parcelle cadastrale.

Contraintes et limites

• Les demandes concernant des biens situés sur plusieurs parcelles ne peuvent pas encore être traitées de manière entièrement digitale. Si vous êtes dans ce cas, veuillez faire votre demande auprès de l’administration communale concernée via la procédure classique. Voir tableau avec les départements de l'urbanisme par commune.
• Les Renseignements Urbanistiques sont délivrés dans les trente jours de la réception de la demande complète. Le caractère complet de la demande est confirmé et notifié par le système. Vous pouvez constater le changement de statut dans la section 'Vos Demandes'.
• La partie ‘Descriptif Sommaire’ n’engage en rien la commune dès lors que celle-ci n’intervient pas dans son élaboration.
• Les documents acceptés par le système sont les fichiers au format pdf, jpg, png, jpeg.
• La taille maximale des noms de fichier est de 255 caractères.
• La taille maximale par fichier est de 20 MB.
• La taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 100 MB.

Les différentes étapes de l'encodage d'une demande :

Etape 1- Demandeur : Encoder l’indentité du demandeur

Etes-vous, en tant que demandeur, le propriétaire ?

• Si oui, cochez cette case dans le formulaire et continuez
• Si non, choisissez le rôle (Agent immobilier, Avocat, Mandataire, Autre) qui s’applique à votre cas et cochez la case ‘+ Ajouter’ et encodez ensuite le propriétaire
  • Le propriétaire est-il une personne physique?
    • Si oui, cochez cela et remplissez le reste
    • Si non, cochez personne morale et remplissez le numéro d’entreprise et sa personne de contact et sauvegarder
  • Clicquez ensuite sur “suivant”

Etape 2 – Bien : Localiser et identifier votre bien

Localiser votre bien

Il faut connaître:

• ou l’adresse de votre bien (nom de la rue et n°)
• ou sa localisation sur la carte
• ou la capakey (l’identification unique de la parcelle comportant 17 caractères ex : 12345A1111/00B222) de la parcelle

Cliquez sur « ajoutez un bien géographique »

Entrez ensuite l’une des trois données:

• ou l’adresse (doit comporter la rue et au moins un numéro), et « cliquez » ensuite l’adresse surlignée en bleu et ensuite « confimer »
• ou choisissez sur la carte et appuyez ensuite sur « confimer »
• ou la capakey de la parcelle et appuyez ensuite sur « confimer »

La parcelle concernée peut contenir plusieurs adresses. Veuillez sélectionner la/les adresses et si nécessaire définir la boîte postale.

Identifier votre bien en remplissant le descriptif sommaire

Le bien sélectionné est-il bâti ou non ?

• Si le bien n’est pas bâti, cochez “un terrain non bâti” et encodez l’usage et la description du terrain en cliquant sur “ajouter une unité” et remplissant ensuite l’usage actuel et la description du terrain non bâti.
• Si le bien sélectionné est bâti, cocher  “Un terrain avec construction ou une partie de construction” et clicquer sur « ajoutez une construction », ensuite
  • dénominez la construction dans son ensemble, dont votre bien fait partie dans la fenêtre “Détail de la construction” (ex. Immeuble “villa des roses”; maison unifamiale; …). Donnez une description détaillée de la construction dans son ensemble, dont votre bien fait partie. Précisez le type de construction - Le nombre total d’étages (si applicable) - Le nombre total d’unités (si connu) Veillez également à mentioner les caractéristiques des façades et des toitures (si applicable) (ex.immeuble à 4 étages, comportant au total 8 appartements, en brique jaune avec un toit plat en bitume). Cliquez ensuite sur “sauvegarder”.
  • Cliquez ensuite sur “Ajoutez une unité” afin de décrire les details de l’unité compris dans la construction sélectionnée dans la fenêtre “Details de l’unité comprise dans la construction”:

L’étage: Veuillez indiquer le(s) étages au(x) quel(s) se trouve votre unité. Par exemple:

- En cas de demi-étage, vous pouvez utiliser "0,5".

- En cas d’une unité sur plusieurs étages (e.g. duplex) précisez “1+2".

- En cas d’étage au sous-sol: employez un “-“; exemple  “-1”

- En cas d’étage au rez-de-chaussée: employez RDC ou “0”

- Vous pouvez indiquer : « Entièreté du bâtiment » si le bien visé est l’immeuble tout entier.

Usage actuel de votre unité sélectionnée: Veuillez choisir le type d’utilisation qui s’applique le mieux à  cette unité, compris dans la construction sélectionnée. Choisissez ‘Autres’ si aucune des utilisations n’est pertinente dans votre cas et veillez à bien expliquer l’utilisation qui est faite ou qui va être faite de celle-ci dans la section ‘Description’.

Description: Veuillez décrire l’unité avec l’usage qui va être faite de celle-ci. Pour les appartements, veuillez mentionner si c’est celui de gauche ou de droite (en regardant à partir de la rue) et avant ou arrière par rapport à la façade (si d’application). Mentionnez aussi combien de chambres à coucher l’unité de logement comporte. Indiquez aussi tous les identifiants: n° de l’appartement, de la cave, du grenier, de l’emplacement de stationnement. Exemple: cave “B21” a l'étage -2 et stationnement de voiture N°7 à l'étage -1.

Unités de stationnements: Encoder manuellement le nombre d'unité de stationnement de votre bien.

Etape 3 – Documents : Téléversez les documents nécessaires

Charactéristiques des documents

Les documents doivent correspondre aux charactéristiques suivantes:

- Les extensions de fichier acceptées sont: pdf, jpg, png, jpeg.

- La taille maximale des noms de fichier est: 255 caractères.

- La taille maximale par fichier est: 20 MB.

- Le nombre maximal de fichier est: 10.

- La taille totale de tous les fichiers ne doits pas dépasser: 200 MB.

Règles de téléversement:

- Ajoutez le bon document dans la bonne catégorie.

- Le nom d’un document doit être unique. Vous ne pouvez pas ajouter deux fois le même document, même avec un nom différent.

Documents à téléverser:

• Preuve de paiement des frais de dossiers. 

Dans le cas où la commune n’accepte pas le paiement en ligne, les éléments suivants sont considérés comme preuve de paiement :

        - Copie d’extrait de banque 

        - Capture d’écran de virement bancaire effectivement envoyé

Attention, veillez à ce que le numéro de compte en banque émetteur de l’ordre, ainsi que le compte bénéficiaire et le montant soient bien visible et ceci à des fins d’identification et de verification du paiement. La communication du paiement doit comporter au minimum les informations suivantes: RU - [ adresse du bien ].

• Renseignements relatifs au titre de propriété. 

Vous pouvez fournir une attestation ou une copie de titre de propriété, ou tout autre documentation patrimoniale qui démontre l’appartenance du bien.

• Reportage photographique. 

Ce document est fortement recommandé. Le reportage photographique complète de manière pratique la description littérale construction. Il contribue à ce que votre dossier de demande soit considéré comme effectivement complet. Téléversez vos photos de l’année en cours et représentatives dont celle de la façade avant et celle de la façade arrière comme on peut les voir depuis la rue (ou depuis l’espace public). Une photo doit montrer la toiture du bien construit comme on peut les voir depuis la rue (ou depuis l’espace public).

Veuillez aussi consulter notre guide de prise photos. 

• Copie du mandat. 

Veuillez fournir une copie du mandat signé par le propriétaire du bien ou par le représentant officiel de la société propriétaire du bien pour lequel la demande de Renseignements Urbanistiques est introduite. Si la demande est introduite par vous en tant qu’avocat, une copie du mandat n’est pas requise. Il y a toutefois lieu de fournir la preuve de votre qualité d’avocat.

• Croquis ou plan. 

Ces documents sont fortement recommandés. Le croquis ou le plan permet de mieux analyser et comprendre la disposition de votre bien. Téléversez un croquis, un dessin ou un plan qui indique comment votre bien est disposé par rapport aux autres biens. Veillez à renseigner à quoi ressemble la disposition intérieure des différentes unités et/ou des différentes pièces de chaque unité. Veillez à ce que la numérotation des étages dans les croquis ou les plans soient aussi cohérente avec la définition des étages mis dans le descripitif sommaire.

• Extrait de la matrice cadastrale. 

L'extrait cadastral est un aperçu contenant les détails de base d'un bien immobilier provenant de l'enregistrement cadastral à une date donnée. L'extrait a pour but d'indiquer qui est enregistré au registre foncier en tant que propriétaire d'un bien immobilier particulier à une date donnée.

• Extrait du plan parcellaire cadastral. 

L'application CadGIS (www.cadgis.be) permet la consultation gratuite en ligne du plan cadastral numérique et d’imprimer un extrait de plan.

 Etape 4 – Récapitulatif : Si nécessaire correction, export, partage au sauvegarde des données

Dans le récapitulatif vous avez encore la possibilité de :

• modifier des données en cliquant sur l’icône crayon.
• exporter une version au format .pdf votre formulaire de demande en cliquant sur le bouton “exporter”.
• partager la demande en cliquant sur le bouton “partager”.
• sauvegarder la demande en cliquant sur le bouton “sauvegarder”.

Si tout est correcte, cliquez sur “suivant”.

Si vous voulez exporter une copie de votre demande, clicquez sur “export”.

Etape 5 – Signature : Signer la demande de renseignements urbanistiques

Pour signer la demande, cochez le texte ci-dessous et en cliquant sur “envoyer”.

Ensuite confirmer l’envoi de la demande en cliquant sur sur “envoyer”.

“J’ai compris que la validation de la demande vaut signature sur tous les documents qui composent la demande de Renseignements Urbanistiques. Cette procédure est conforme à l’Article 7 de l’Ordonnance du 13 février 2014 relative à la communication par voie électronique dans le cadre des relations avec les autorités publiques de la Région de Bruxelles-Capitale.“

Votre demande de Renseignements Urbanistiques a bien été envoyée au service concerné. 

Vous pouvez consulter et suivre à tout moment son évolution dans votre espace personnel.

Notez que la langue de traitement administratif est la langue dans laquelle la demande est soumise.

Dans l’étape signature vous avez encore la possibilité de :

• exporter une version au format .pdf votre formulaire de demande en cliquant sur le bouton “exporter”
• sauvegarder la demande en cliquant sur le bouton “sauvegarder”

Etape 6 – Paiement en ligne

Dans l’étape de paiement, choisissez le moyen de paiement disponible selon la commune.

Notez que le mode de paiement Bancontact est le plus utilisé.

Patientez.

• Si le paiement est bien effectué, vous verrez le message dans la page d’accueil “le paiement est bien effectué”
• Si le le paiement n’est pas bien effectué, vous verrez le message suivant “Une erreur est survenue lors du paiement. Veuillez contacter IRISline avec les informations suivantes: Référence de transaction = RUSI-date-référence. Référence de demande = RUSI-date-référence.

Notez que si le paiement n’est pas bien effectué la demande n’est pas transmise, mais en tous les cas elle est sauvegardée.